Mise à jour de votre calendrier chaque matin

 Chaque matin, prenez quelques minutes pour mettre à jour votre calendrier et comprendre ce que vous devrez essayer d'accomplir. C'est la seule réflexion sérieuse de gestion du temps que vous avez à faire pour toute la journée, et elle vaut la peine d’être faite. Ce processus d'actualisation devrait procéder comme suit:

Trouvez votre liste de la veille. Elle ressemblera sans doute à celle de l'exemple décrit plus haut. Ne vous inquiétez pas de la mise en forme car nous reviendrons plus loin. (On peut utiliser une seule feuille par jour et de la façon suivante : on divise la feuille en deux colonnes, une colonne sera pour les rendez-vous de la journée (to do) et l’autre pour récolter les infos pour notre calendrier.
L’idée ici est d' avoir sur une même feuille et de façon ordonnée ce qui a été fait, ce qui n’a pas pu être fait ou reporté à une date ultérieure et ce qui sera fait). Pour l'instant, se concentrer sur la colonne qui contient les nouvelles tâches  et les délais qui ont été collectés tout au long de la journée.Transférer ces nouveaux éléments sur votre calendrier. Notez sur votre calendrier aux dates correspondantes les tâches prévues (donnez les délais aux dates appropriées), écrire  les « to dos » (ex : acheter un cadeau pour …, mettre les habits à la machine, etc.) qui sont plus ou moins prioritaires les jours où vous avez l'intention de les réaliser et le faire par ordre de priorité. Sur la liste des données que vous avez récoltées en journée, toujours commencer par noter les dates dans un ordre pour être sûr que vous avez tout transféré sur votre calendrier. Pour les tâches sans date, vous choisirez librement une autre date pour cela en fonction du temps que les autres jours vous présenteront. Vous pouvez déplacer ces éléments dans votre agenda autant de fois que vous le souhaitez. Il ne faut pas trop se soucier de la date que vous choisissez pour une nouvelle tâche. Cependant, essayez d'utiliser un certain bon sens. Par exemple, si un vendredi vous devez après les cours jober, je ne trouve pas idéal de prévoir ce jour-là de songer à prendre rendez-vous avec des amis pour une révision de peur que vous ne soyez certes éveillés mais intellectuellement fatigués et ce sera peine perdue. De même, ne programmez pas des tâches qui nécessitent trop d’énergie la veille d’un examen car vous aurez besoin de votre concentration pour les révisions ; vous aurez besoin de rester focaliser sur l’examen. Si une activité ne passe pas dans le programme de la journée et qu’elle n’est pas urgente, vous pouvez la déplacer pour une autre date où vous aurez plus de temps. En programmant les journées (hormis les heures de cours et de T.ps qui ne dépendent pas de vous), veillez à ce qu’elles soient équilibrées entre elles.

La prochaine étape sera de déplacer les To do que vous étiez supposés accomplir hier et que vous n’avez pas pu faire pour une raison ou pour une autre à une date ultérieure sur votre calendrier qui deviendra une fois de plus une nouvelle tâche pour une journée. A ce niveau, je dirais  juste que le calendrier ou l’agenda est une pièce centrale dans la planification de votre journée car elle contient tout ce que vous avez à faire pour une journée donnée.

Maintenant, il est temps pour nous de comprendre comment la stratégie marche. Vous devez commencer par détruire la liste d’hier car plus d’importance après que les nouveaux éléments aient été transférés sur un calendrier. Moi j’aime bien utiliser un agenda ou un cahier où je peux écrire et dès qu’il est plein je prends un autre et ainsi de suite. Ceci permet aussi de se faire un petit journal de la journée. Prenez une nouvelle feuille ou alors une nouvelle page de votre agenda. Divisez la feuille en 2 colonnes. Une colonne (de préférence de votre gauche) portera le titre à faire (to do) aujourd’hui (J’aime bien l’expression anglo-saxonne today Schedule) et celle de droite le titre se souvenir de (penser à, Things to remember).

Referez-vous à votre calendrier et regardez uniquement la date de ce jour et reportez tout ce qui est marqué comme tâche et rendez-vous. Les rendez-vous doivent être relevés dans un ordre chronologique et les tâches sans heures précises pour la colonne de droite. Ceci dit, vous trouverez du temps pour cela en journée.

L’objectif de cette étape est de se faire une idée de ce à quoi votre journée ressemblera. Il est tout de même vrai que vous pourrez être tenté à tout écrire dans la colonne des rendez-vous et traitant ainsi toute cette colonne en une simple to do liste pour la journée. De grâce, ne le faites pas. Si vous voulez éviter d’être submergé par votre travail, vous devez user de sagesse et d’intelligence pour la gestion de votre temps. Quelqu’un a dit un jour dans ce sens : "if you have a brain use it" en d’autres termes "si t’as un cerveau utilise-le".

Pour une meilleure planification de la colonne to do, il serait avantageux de procéder selon les priorités et le temps que l’on a à sa disposition. Il serait aussi avantageux de programmer certaines activités un jour où vous avez moins de rendez-vous ou alors un jour où vous êtes sûr de les accomplir malgré les autres rendez-vous. Une attitude que vous devez avoir pendant la planification de votre journée est le réalisme et la sincérité envers vous-même. Il ne vous servira à rien de mettre sur votre liste une tâche que vous ne pourrez accomplir ou alors un to do avec des heures qui sont irréalistes. Je prends un exemple : Réviser anatomie de 16h00 à 20h00. En même temps vous avez un séminaire de sociologie de 17h00 à 17h45, étude biblique de 18h00 à 20h00. Voici un exemple de planification irréaliste et impossible à réaliser car c’est se tromper soi-même que l’on va réviser l’anatomie ou alors pour réviser l’anatomie, on devra sacrifier certains programmes car il vous sera impossible d’être à la bibliothèque et être au séminaire et plus tard en pleine étude biblique. Il faudra aussi être conscient de la durée que certaines choses peuvent prendre, par exemple lire 60 pages en 1h. Je  trouve cela un peu irréaliste  à moins que vous ne feuilletiez juste les 60 pages en 1h. Une chose qui pourra vous être utile sera de regrouper des tâches qui ne nécessitent pas trop de temps pour être accomplies. Un exemple : je dois remettre des livres à la bibliothèque, lire mes mails, prendre un rendez-vous chez la secrétaire de x ou y, etc. Je peux comprimer tout ceci dans un intervalle de temps et les accomplir sans grande difficulté.

Donnez-vous assez de temps de pause comme on dit des fois, le temps pour recharger les batteries. Donnez vous en moyenne une heure de temps pour manger et non 15-20 minutes car en mangeant (si vous le faites seul) vous vous reposez et profitez aussi pour jeter un coup d’œil sur votre liste. Dans la mesure du possible et autant que cela dépendra de vous, terminez la journée à une heure raisonnable (que vous-même vous fixez et tenez pour raisonnable) de façon à ce que vous alliez au lit après un temps de détente et de relaxation. Pendant que vous faites votre programme de la journée, ne vous faites pas de soucis si un moment de la journée reste sans vide. Il le faut même pour pouvoir gérer les moments imprévisibles qui se présenteront à vous. Vous n’avez aucune garantie que le vide restera toute la journée. Comme rappel : le but n’est pas de tout faire en une journée à tout prix mais de voir ce qui peut être accompli en cette journée ou pas. Ce qui ne peut  pas être accompli peut juste être déplacé et remit à une date ultérieure plus convenable.

Apres avoir rassemblé tout ce que vous aurez à faire en journée, les reporter dans la colonne today’s schedule de votre liste et tous les éléments de cette colonne doivent être accomplis à des heures précises. Ainsi, vous pouvez commencer votre journée en sachant ce que vous avez à faire et quand quoi.

Un aspect qui se veut important ici est la modification que la liste pourra connaître au courant de la journée. Des modifications du genre je peux repousser tel rendez-vous pour telle heure de la journée ou simplement l’annuler, etc. Une journée réussite dépendra de votre énergie et du nombre d’événements imprévus. Le plus souvent, nous pensons que 24 h c’est trop de temps. C’est vrai  que 24 h est un temps suffisant pour quelqu’un de réaliste et de conscient pour ses tâches. De 24h il faut encore soustraire des heures de sommeils, etc. et au final, il ne vous restera pas trop de temps pour les autres activités. Ainsi, celui qui pense avoir assez de temps libre devrait plutôt vérifier s’il n’a pas laissé de côté ce qu’il a à faire jusqu'à ce que la dernière minute ne vienne le tirer de son profond sommeil. Un sens réel de la valeur et de la gestion du temps est un facteur très important pour tout étudiant qui veut réussir. Le tout début est toujours difficile mais après un certain temps de persévérance et de routine, vous vous rendrez compte que cela vous facilite la tâche, que cela est indispensable et devient très facile à faire. En fait, comment utilise t-on cette liste en journée ?